Ngay cả những công ty siêng năng nhất cũng có thể mắc phải các lỗi giao hàng sai, dù là gửi nhầm mặt hàng trong đơn hàng, sử dụng sai cấp độ dịch vụ vận chuyển, hoặc các sai sót phổ biến khác trong xử lý đơn hàng. Đáng ngạc nhiên, ngay cả những công ty hoàn thiện đơn hàng thành thạo nhất cũng chỉ hoạt động với độ chính xác khoảng 99,9% – cho thấy sai sót là không thể tránh khỏi! Nhưng, bạn đã bao giờ suy nghĩ về chi phí thực tế của một lần giao hàng sai chưa? Chúng tôi đã tìm hiểu, và kết quả có thể khiến bạn ngạc nhiên!
Định nghĩa về Giao hàng sai
Giao hàng sai (mis-shipment) xảy ra khi một mặt hàng không đúng được giao cho khách hàng. Mặc dù các lỗi giao hàng sai rất phổ biến, chúng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của bạn. Tuy nhiên, điểm sáng là có những chiến lược để nâng cao độ chính xác của đơn hàng, ngăn ngừa các lỗi giao hàng sai và tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý giá của bạn. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về chi phí thực sự của các lỗi giao hàng sai và cách giảm thiểu rủi ro.
Vấn đề với các lỗi giao hàng sai
Các lỗi giao hàng sai có thể là một gánh nặng tài chính. Tránh các lỗi giao hàng sai là rất quan trọng để quản lý một hoạt động vận chuyển thịnh vượng. Các dạng phổ biến của lỗi giao hàng sai bao gồm:
Gửi nhầm mặt hàng
Vận chuyển số lượng hàng không đúng
Gửi hàng đến địa chỉ giao hàng sai
Giao đơn hàng trễ hạn đã thỏa thuận
Các lô hàng bị gửi sai có thể dẫn đến nhiều loại chi phí, bao gồm:
1. Thời gian lấy hàng gấp đôi
Mỗi lần một đơn hàng sai được lấy và gửi đi, số tiền đã chi cho lần lấy và gửi ban đầu bị lãng phí. Nếu cần gửi đơn hàng thay thế, bạn sẽ phải chịu thêm phí lấy và gửi khác. Theo khảo sát giá hoàn thiện đơn hàng mới nhất của chúng tôi, mỗi lần lấy và gửi có thể tiêu tốn trung bình từ 2 đến 5 USD và mất từ 5 đến 15 phút. Xét đến việc một nhân viên kho điển hình kiếm được 14,97 USD mỗi giờ, đây có thể là một khoản chi phí đáng kể.
2. Phí vận chuyển gửi đi
Nếu bạn gửi nhầm đơn hàng cho khách, công bằng mà nói, họ không nên phải chịu phí vận chuyển. Phí vận chuyển gửi đi trở thành trách nhiệm của bạn và có thể dao động từ 6 đến 10 USD cho giao hàng mặt đất của một gói nhỏ, đến 20 USD hoặc hơn cho một gói lớn và nặng hơn.
3. Phí vận chuyển ban đầu và phí vận chuyển trả lại
Khả năng cao là khách hàng sẽ không giữ những mặt hàng sai và chọn trả lại. Trong trường hợp đó, bạn sẽ phải chịu cả phí vận chuyển ban đầu và phí vận chuyển trả lại, có thể từ 6 đến 20 USD hoặc hơn.
4. Vật liệu không thể sử dụng
Trong hầu hết các trường hợp, vật liệu dùng để vận chuyển các mặt hàng ban đầu sẽ bị hư hỏng hoặc phá hủy. Nếu bạn sử dụng bao bì tái chế hoặc tiêu chuẩn, tổn thất của bạn có thể là tối thiểu. Nhưng nếu bạn sử dụng bao bì tùy chỉnh, tổn thất chung của bạn sẽ tăng thêm ít nhất vài đô la.
5. Thời gian xử lý trả hàng
Khi kho của bạn nhận được gói hàng trả lại, nó cần được kiểm tra hư hỏng. Nếu mặt hàng bị hỏng, bạn đã mất chi phí của nó. Ngoài ra, bạn sẽ phải tốn từ 2 đến 3 USD để xử lý việc trả hàng.
6. Dịch vụ khách hàng
Đội ngũ dịch vụ khách hàng của bạn sẽ cần điều tra và giải quyết vấn đề với khách, điều này tốn thời gian và tiền bạc. Giả sử họ nói chuyện điện thoại với khách trong 15 phút. Xét đến tỷ lệ trung tâm cuộc gọi trung bình mỗi phút là 1,43 USD, một cuộc gọi 15 phút sẽ tốn 21,45 USD.
7. Các ưu đãi bổ sung
Vì bạn không muốn khách hàng thất vọng về dịch vụ của mình, bạn có thể quyết định khuyến khích họ. Có thể bạn sẽ miễn tất cả phí xử lý hoặc cung cấp cho họ một mặt hàng miễn phí hoặc giảm giá. Dù sao, bạn có thể tiêu từ 10 USD trở lên để đảm bảo sự hài lòng của họ.
8. Sự không hài lòng của khách hàng
Trong một thế giới lý tưởng, khách hàng sẽ thông cảm và yêu cầu sửa đơn hàng. Tuy nhiên, thực tế là một số khách hàng sẽ hoàn toàn không hài lòng. Trong những trường hợp như vậy, khả năng cao họ sẽ yêu cầu hoàn tiền đầy đủ và không mua hàng từ bạn trong tương lai. Họ cũng có thể để lại đánh giá tiêu cực trực tuyến trên các nền tảng như Amazon, Better Business Bureau và TrustPilot, chia sẻ trải nghiệm tồi tệ với những người quen biết, và cuối cùng làm người khác tránh xa công ty của bạn.
Chiến lược ngăn ngừa các lỗi giao hàng sai
Các lỗi giao hàng sai có thể dễ dàng tiêu tốn của doanh nghiệp bạn hàng nghìn đô la thêm mỗi năm. Bằng cách thực hiện những mẹo này, bạn có thể đảm bảo các lô hàng kịp thời và chính xác, không chỉ làm hài lòng khách hàng mà còn giúp bạn giữ lại nhiều hơn số tiền khó kiếm được.
1. Thực hiện kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên
Nếu hàng tồn kho của bạn nằm rải rác ở nhiều địa điểm kho, các vấn đề về lấy hàng và quản lý tồn kho chắc chắn sẽ phát sinh. Với kiểm tra hàng tồn kho hàng quý, đếm chu kỳ định kỳ và kiểm toán tồn kho hàng năm, bạn có thể giảm sai sót và tăng tốc thời gian lấy hàng.
2. Sử dụng máy quét mã vạch và phần mềm quản lý kho mạnh mẽ
Máy quét mã vạch và phần mềm quản lý kho có thể thông báo cho nhóm của bạn nếu họ đang lấy đúng mặt hàng từ kệ với số lượng chính xác. Một số máy quét thậm chí sẽ cập nhật hàng tồn kho của bạn sau khi một mặt hàng được lấy, giúp tăng độ chính xác của tồn kho.
3. Triển khai kiểm tra kiểm soát chất lượng
Trước khi các đơn hàng được niêm phong để vận chuyển, mã vạch và các công nghệ khác có thể được sử dụng để quét nhanh đơn hàng nhằm kiểm tra độ chính xác. Sau đó, các kiểm tra chất lượng cuối cùng có thể được thực hiện khi dán nhãn đơn hàng để vận chuyển, đảm bảo đơn hàng được xử lý không sai sót.
4. Thiết lập quy trình trả hàng mạnh mẽ
Trừ khi bạn có một quy trình vững chắc, việc trả hàng có thể là một cơn ác mộng. Quy trình trả hàng của bạn nên đảm bảo các mặt hàng được đưa trở lại kho càng sớm càng tốt và các sản phẩm chính xác được giao cho khách hàng trong vòng vài ngày làm việc.
Thuê một công ty hoàn thiện đơn hàng chất lượng cao
Chìa khóa cuối cùng để ngăn ngừa các lỗi giao hàng sai là làm việc với một công ty kho bãi 3PL giàu kinh nghiệm. LinkTrans có chuyên môn và nguồn lực để đảm bảo mọi lô hàng đều đến đúng lần đầu tiên. Muốn tìm hiểu thêm? Hãy điền vào biểu mẫu yêu cầu báo giá để tìm kế hoạch tốt nhất cho nhu cầu của bạn!
Bằng cách làm theo các chiến lược này và tận dụng công nghệ tiên tiến cùng chuyên môn của LinkTrans, các nhà vận chuyển có thể giảm đáng kể rủi ro và chi phí liên quan đến các lỗi giao hàng sai, đảm bảo hoạt động hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
25 Th4, 2024
