Đặt hàng trước — một bất tiện phổ biến trong xã hội coi trọng sự đáp ứng tức thì. Ngay khi bạn sẵn sàng mua hàng, bạn phát hiện ra mặt hàng đó đang được đặt hàng trước.
Nếu bạn quản lý một cửa hàng thương mại điện tử, làm thế nào để nâng cao quản lý hàng tồn kho và trải nghiệm khách hàng tổng thể bằng cách giảm thiểu đặt hàng trước hoặc xử lý chúng hiệu quả? Chúng ta sẽ thảo luận về những chủ đề này và nhiều hơn nữa trong hướng dẫn này.
Đặt hàng trước là gì?
Một sản phẩm đang trong trạng thái đặt hàng trước là mặt hàng hiện đang hết hàng nhưng dự kiến sẽ được giao vào một ngày cụ thể sau khi được nhập kho. Các công ty thường tiếp tục bán các sản phẩm đang đặt hàng trước, hứa hẹn gửi chúng cho khách hàng sau khi hàng tồn kho được bổ sung.
Đặt hàng trước một mặt hàng có nghĩa là khách hàng có thể mua mặt hàng đó ngay bây giờ và nhận được nó vào một ngày sau đó khi mặt hàng được nhập kho và sẵn sàng giao hàng. Khi một đơn hàng bao gồm một mặt hàng đang đặt hàng trước, nó không thể được đóng gói hoặc vận chuyển ngay lập tức do không có hàng tồn kho thực tế. Nếu đơn hàng chứa các mặt hàng khác có sẵn trong kho, nó có thể được chia thành nhiều lô và vận chuyển riêng, các mặt hàng đang đặt hàng trước sẽ được giao vào một ngày sau đó.
Hiểu về đặt hàng trước
Trong một kịch bản lý tưởng, doanh nghiệp sẽ luôn có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bất cứ khi nào khách hàng đặt hàng một SKU cụ thể, doanh nghiệp sẽ lấy các đơn vị đã đặt, đóng gói và gửi chúng cho khách hàng.
Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau, doanh nghiệp đôi khi có thể hết một mặt hàng tồn kho nhất định. Khi điều này xảy ra, doanh nghiệp thường đặt hàng thêm hàng tồn kho từ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất, trong khi danh sách sản phẩm vẫn được hiển thị trên trang web của doanh nghiệp.
Trong khi chờ hàng tồn kho từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp, khách hàng có thể đặt hàng cho sản phẩm. Đơn hàng này sẽ được coi là đặt hàng trước bởi vì, mặc dù sản phẩm không có sẵn trong kho tại thời điểm đặt hàng, đơn hàng của khách hàng cuối cùng sẽ được thực hiện và vận chuyển. Điều kiện là khách hàng phải chờ cho đến khi lô hàng tồn kho đến từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp của doanh nghiệp.
Đặt hàng trước so với hết hàng
Hết hàng có nghĩa là một sản phẩm hiện không có hàng tồn kho và không có ngày cung cấp lại, trong khi 'đặt hàng trước' ngụ ý có một ngày cố định để hàng được nhập kho.
Đó là sự khác biệt giữa "Mặt hàng này hiện không khả dụng" và "Mặt hàng này sẽ không được giao [cho đến 2 tuần nữa, trong 10 ngày làm việc, v.v.]." Nói cách khác, có một tương lai có thể thấy trước với đặt hàng trước. Có thể mất một thời gian, nhưng bạn sẽ nhận được sản phẩm.
Khi một sản phẩm 'hết hàng', có khả năng đó là vĩnh viễn, hoặc ít nhất là trong một thời gian dài mà người bán không thể dự đoán khi nào họ sẽ có lại.
Tại sao đặt hàng trước xảy ra?
Đặt hàng trước xảy ra vì nhiều lý do — một số có thể phòng ngừa được và một số khác nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.
1. Nhu cầu bất thường
Đặt hàng trước có khả năng xảy ra khi nhu cầu về một mặt hàng hoặc lượng truy cập vào một cửa hàng trực tuyến đặc biệt cao. Điều này có thể do tính thời vụ, xuất hiện trên truyền hình, được xếp vào một danh sách độc quyền, có người nổi tiếng xác nhận sản phẩm của bạn với lượng người theo dõi lớn của họ, hoặc thậm chí thông qua việc giới thiệu một kênh bán hàng mới giúp tăng khả năng hiển thị.
2. Hàng tồn kho an toàn thấp
Hàng tồn kho an toàn là sản phẩm bổ sung bạn giữ sẵn trong trường hợp khẩn cấp hoặc chuỗi cung ứng thất bại dẫn đến khả năng có hàng tồn kho thấp hơn mức trung bình. Nếu hàng tồn kho an toàn của một sản phẩm không được chuẩn bị hoặc kiểm đếm đầy đủ, bạn có thể gặp phải tình trạng đặt hàng trước do mức tồn kho không đủ (ngay cả để đáp ứng nhu cầu thông thường).
3. Vấn đề từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp
Nếu nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp của bạn hết nguyên liệu cần thiết để sản xuất hàng hóa, ngừng hoạt động trong một thời gian dài (ví dụ: do Tết Nguyên đán), hoặc không thể đáp ứng mục tiêu sản xuất đúng hạn, cửa hàng của bạn có thể phải đối mặt với đặt hàng trước.
4. Lỗi của con người
Sai sót xảy ra — vì vậy, đôi khi đặt hàng trước chỉ đơn giản là kết quả của sự hiểu lầm hoặc thiếu sót. Bạn có thể quên bổ sung một SKU cho đến khi quá muộn, quên xóa một sản phẩm khỏi trang web khi nó hết hàng, hoặc đếm sai hàng tồn kho, tất cả đều có thể dẫn đến bán quá mức hàng tồn kho một cách vô tình.
5. Sự khác biệt trong quản lý hàng tồn kho và nhà kho
Với quá nhiều hoạt động diễn ra trong nhà kho của bạn, thật dễ dàng để mất dấu hàng tồn kho. Hàng tồn kho có thể bị thất lạc, hết hạn hoặc bị hư hỏng trong quá trình kiểm tra định kỳ hoặc sắp xếp tổ chức — và nếu bạn không để ý, bạn có thể bán hàng tồn kho mà bạn không có.
6. Thời gian giao hàng dài
Ngay cả khi bạn đặt hàng lại kịp thời mỗi lần, bạn vẫn có thể gặp phải đặt hàng trước. Thời gian giao hàng từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp đến doanh nghiệp thương mại điện tử có thể khó dự đoán (đặc biệt trong thời kỳ khủng hoảng chuỗi cung ứng) và sự chậm trễ có thể buộc doanh nghiệp sử dụng hết hàng tồn kho an toàn và đưa các mặt hàng vào trạng thái đặt hàng trước trước khi lô hàng bổ sung đến.
Lợi ích của việc bán hàng qua đặt hàng trước
Mặc dù bất tiện của đặt hàng trước, có một số lợi ích. Dưới đây là một số điểm tích cực cho các doanh nghiệp thương mại điện tử đối phó với đặt hàng trước.
1. Tăng không gian lưu trữ
Khác với hàng tồn kho thông thường (có thể nằm trên kệ nhà kho trong nhiều tuần), hàng tồn kho đặt hàng trước có thể được lấy và đóng gói ngay sau khi nhận được tại nhà kho của bạn. Điều này giải phóng không gian kệ mà bạn có thể sử dụng để dự trữ các sản phẩm phổ biến hơn nhằm ngăn chặn đặt hàng trước tiếp theo.
2. Giảm chi phí kho bãi
Với ít hàng tồn kho phải quản lý hàng ngày hơn, bạn có thể tạm thời giảm chi phí kho bãi. Tùy thuộc vào mô hình kho bãi của bạn, bạn có thể thấy giảm phí lưu trữ kho và phí thực hiện đơn hàng — ít nhất cho đến khi hàng tồn kho của bạn đến.
3. Nhu cầu sản phẩm cao hơn
Khi khách hàng thấy một mặt hàng đang trong trạng thái đặt hàng trước, điều đó có thể truyền tải rằng sản phẩm phổ biến và do đó đáng mua hơn. Kết quả là, bạn có thể thấy nhu cầu và doanh số tăng lên đối với các sản phẩm đang đặt hàng trước.
4. Cải thiện dòng tiền
Khi khách hàng hoàn tất mua hàng đặt trước, nó mang lại tiền mặt ngay lập tức, có thể có lợi cho một số doanh nghiệp. Ngoài ra, với ít vốn bị ràng buộc trong hàng tồn kho hơn, doanh nghiệp của bạn sẽ có nhiều tiền mặt hơn để phân bổ vào nơi khác.
Nhược điểm của việc bán hàng qua đặt hàng trước
Mặc dù có một vài lợi ích, hầu hết các doanh nghiệp thương mại điện tử đều cố gắng tránh đặt hàng trước, vì chúng đặt ra một số vấn đề chính. Dưới đây là một số lý do tại sao đặt hàng trước có thể gây hại cho doanh nghiệp của bạn.
1. Mất doanh thu
Mặc dù việc nhìn thấy một mặt hàng đang đặt hàng trước có thể khuyến khích một số khách hàng mua, nhưng những người khác có thể bị nản lòng không mua. Vì khách hàng thương mại điện tử hiện đại đã quen với giao hàng trong 2 ngày, họ có thể không sẵn lòng chờ đợi mặt hàng được nhập kho. Họ có thể chuyển sang đối thủ cạnh tranh, khiến bạn mất doanh thu tiềm năng.
2. Mất khách hàng
Nếu khách hàng liên tục gặp phải tình trạng đặt hàng trước từ doanh nghiệp của bạn, họ có thể trở nên thất vọng. Mệt mỏi vì truy cập trang web của bạn chỉ để thấy các mặt hàng họ muốn không có sẵn, khách hàng có thể ngừng truy cập trang web của bạn hoàn toàn. Điều này không chỉ khiến bạn mất khách hàng mà còn mất thời gian, công sức và tiền bạc đã bỏ ra để thu hút họ (và tất cả doanh số tiềm năng trong tương lai mà họ có thể mang lại).
3. Tăng tiêu thụ tài nguyên
Khi đặt hàng trước xảy ra, doanh nghiệp hầu như luôn phải sử dụng thêm tài nguyên để khắc phục tình hình. Ví dụ, doanh nghiệp có thể tốn nhiều công sức hơn để thông báo cho khách hàng rằng các giao dịch mua của họ đang trong trạng thái đặt hàng trước, trả tiền để đẩy nhanh lô hàng từ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất để tránh các đơn hàng bị hủy, hoặc dành nhiều thời gian hơn để vội vã thực hiện và gửi đơn hàng của khách hàng sau khi hàng tồn kho được nhập lại.
Các chiến lược giảm thiểu đặt hàng trước
Mặc dù đặt hàng trước đáng sợ, không được lên kế hoạch và đôi khi không thể tránh khỏi, có một số biện pháp kiểm soát hàng tồn kho mà bạn có thể thực hiện để giảm khả năng xảy ra.
1. Duy trì hàng tồn kho an toàn
Các chủ doanh nghiệp thương mại điện tử nên có một hệ thống quản lý hàng tồn kho theo dõi các sản phẩm trong kho theo thời gian thực để tránh làm khách hàng thất vọng. Bạn có thể thử dự báo nhu cầu và đơn đặt hàng bằng cách đặt mức hàng tồn kho an toàn đủ cao để bù đắp cho nhu cầu bất thường hoặc vấn đề từ nhà cung cấp. Giữ hàng tồn kho dư thừa, kết hợp với theo dõi hàng tồn kho thời gian thực và bổ sung hàng tồn kho chủ động, có thể giúp bạn không bị hết bất kỳ SKU nào.
2. Tính toán và thiết lập điểm đặt hàng lại
Điểm đặt hàng lại là số lượng tối thiểu của bất kỳ SKU nào mà doanh nghiệp nên có trước khi cần đặt hàng thêm sản phẩm từ nhà sản xuất. Công thức điểm đặt hàng lại đơn giản là tổng nhu cầu trong thời gian giao hàng và hàng tồn kho an toàn tính theo ngày.
3. Thường xuyên theo dõi mức tồn kho của các mặt hàng phổ biến
Các mặt hàng phổ biến có thể bán hết nhanh chóng, vì vậy hãy đảm bảo bạn theo dõi mức tồn kho cụ thể của chúng. Trong thế giới thương mại điện tử, không có gì diễn ra 100% theo kế hoạch, vì vậy hãy theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho để đưa ra quyết định đặt hàng.
4. Hợp tác với nhiều nhà cung cấp
Làm việc với nhiều nhà cung cấp mang lại lợi thế, vì các phương án dự phòng sẽ có sẵn nếu nhà sản xuất chính của bạn không thể sản xuất đúng hạn.
5. Đặt hàng nhiều sản phẩm hơn
Lượng hàng tồn kho an toàn phù hợp tối ưu hóa hệ thống lưu trữ hàng tồn kho và vốn của bạn. Bạn luôn có thể tránh hết hàng bằng cách đặt số lượng lớn sản phẩm, nhưng điều đó cũng có thể làm tắc nghẽn không gian lưu trữ, tăng chi phí lưu giữ hàng tồn kho và chi phí đặt hàng trước, buộc chặt số tiền mà bạn có thể chi tiêu một cách chiến lược hơn ở nơi khác.
29 Th5, 2024
