Là nhà vận hành chợ trực tuyến, điều cần thiết là xác định xem người bán có trụ sở bên ngoài Vương quốc Anh hay không. Bởi vì theo quy tắc VAT của Vương quốc Anh, bạn có thể phải chịu trách nhiệm về VAT đối với hàng hóa bán qua nền tảng của mình nếu hàng hóa đó ở Vương quốc Anh tại thời điểm bán và người bán là doanh nghiệp ở nước ngoài. Không áp dụng đúng nghĩa vụ VAT có thể khiến HMRC yêu cầu bạn thanh toán bất kỳ khoản VAT nào chưa được nộp.
Dưới đây là hướng dẫn đơn giản giúp bạn hiểu trách nhiệm của mình và cách thực hiện các kiểm tra hợp lý để xác nhận nơi thành lập của người bán.
Tại sao điều này quan trọng?
Nếu người bán có trụ sở ngoài Vương quốc Anh và bán hàng hóa nằm trong Vương quốc Anh thông qua chợ trực tuyến của bạn, thì với tư cách là nhà vận hành chợ trực tuyến, bạn có trách nhiệm đảm bảo VAT được áp dụng cho các giao dịch này. Nếu bạn không thực hiện các bước cần thiết để xác minh người bán có phải là người thành lập tại Vương quốc Anh hay không, HMRC có thể yêu cầu bạn thanh toán bất kỳ khoản VAT nào còn thiếu. Để tránh điều này, bạn phải chứng minh rằng bạn đã thực hiện mọi bước hợp lý để đảm bảo áp dụng đúng nghĩa vụ VAT.
"Các bước hợp lý" là gì?
HMRC không cung cấp một danh sách kiểm tra cụ thể các hành động bạn phải thực hiện. Thay vào đó, bạn được khuyến khích tự quyết định những kiểm tra nào phù hợp dựa trên các yếu tố như:
- Quy mô doanh nghiệp của bạn
- Hệ thống quản lý rủi ro hiện có của bạn
- Các trường hợp cụ thể của người bán
Điều quan trọng là đảm bảo các kiểm tra bạn thực hiện là đầy đủ, kịp thời và giải quyết mọi rủi ro về việc xác định sai nơi thành lập của người bán. Bạn cũng nên lưu giữ hồ sơ chi tiết về các kiểm tra của mình như bằng chứng bạn đã thực hiện các bước hợp lý.
Ví dụ về các kiểm tra bạn có thể thực hiện
Mặc dù không có danh sách xác định, HMRC đã nêu ra một số ví dụ về các kiểm tra bạn có thể xem xét để xác nhận người bán có thành lập tại Vương quốc Anh hay không. Bao gồm:
Địa điểm kinh doanh chính
Xác minh xem địa chỉ kinh doanh chính của người bán có ở Vương quốc Anh hay không.
Chi tiết đăng ký VAT
Kiểm tra đăng ký VAT của người bán bằng công cụ Check a UK VAT Number của HMRC để đảm bảo thông tin khớp với tên pháp lý và địa chỉ của họ.
Đăng ký Companies House
Nếu có thể, hãy xác nhận người bán đã đăng ký với Companies House và có địa chỉ tại Vương quốc Anh.
Thông tin giám đốc
Xem xét liệu giám đốc của người bán có cư trú tại Vương quốc Anh hay không, theo chỉ dẫn của sổ đăng ký Companies House.
Thông tin tài chính
Tìm kiếm bằng chứng về sự hiện diện tại Vương quốc Anh trong thông tin thanh toán của người bán, chẳng hạn như:
- Tài khoản ngân hàng hoặc thông tin thẻ tín dụng tại Vương quốc Anh
- Địa chỉ thương gia tại Vương quốc Anh liên kết với tài khoản ngân hàng của họ
- Dữ liệu tài chính từ các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán độc lập
Kiểm tra lý lịch
Thực hiện kiểm tra tín dụng hoặc các kiểm tra lý lịch khác thông qua các nguồn bên thứ ba để xác nhận vị trí của người bán.
Chỉ số định vị địa lý
Kiểm tra xem thiết bị của người bán có sử dụng địa chỉ IP tại Vương quốc Anh hay không hoặc sử dụng các công cụ định vị địa lý khác để xác định vị trí của họ.
Xác minh số điện thoại
Xác nhận rằng người bán sử dụng số điện thoại có mã quốc gia Vương quốc Anh.
Nếu có nghi ngờ thì sao?
Nếu các kiểm tra của bạn phát hiện bất kỳ sự không nhất quán nào hoặc làm dấy lên nghi ngờ về việc người bán có thành lập tại Vương quốc Anh hay không, bạn nên tiến hành điều tra bổ sung. Điều này có thể có nghĩa là yêu cầu thêm tài liệu hoặc bằng chứng từ người bán để làm rõ tình trạng của họ. Thực hiện các bước bổ sung này sẽ giúp bạn chứng minh với HMRC rằng bạn đã hành động có trách nhiệm.
Lưu giữ bằng chứng
Việc ghi chép lại các kiểm tra của bạn cũng quan trọng như thực hiện chúng. HMRC có thể yêu cầu bạn cung cấp bằng chứng về các bước bạn đã thực hiện để xác minh nơi thành lập của người bán. Điều này có thể bao gồm ảnh chụp màn hình, thư từ hoặc báo cáo từ các công cụ bên thứ ba. Giữ hồ sơ rõ ràng về các hành động của bạn sẽ củng cố vị thế của bạn nếu HMRC xem xét việc tuân thủ của bạn.
15 Th7, 2025
